SOP || Standard Operating Procedure

Assalamu'alaikum Wr.Wb

Hello.. teman-teman, kali ini saya akan menjelaskan tentang SOP || Standar Operating Procedure. Langsung saja disimak yaa

A. Pendahuluan

- Pengertian

Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

- Latar Belakang

Standart Operating Prosedure digunakan sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.

- Maksud dan Tujuan

SOP bertujuan untuk mencapai efesiensi, keluaran kualitas dan keseragaman kinerja, sekaligus mengurangi miskomunikasi dan kegagalan mematuhi peraturan indusrti.


B. Pembahasan


Manfaat Standar Operasional Prosedur

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya.

• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.

• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.

• Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

• Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.

• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 

• Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraanpemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

• Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

• Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.

• Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikuloleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya. 

Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)

• Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

• Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

• Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

• Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

• Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

Fungsi Standarad Operating Prosedure

• Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

• Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

• Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak

• Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja.

• Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Simbol-simbol dalam prosedur kerja
1. Lingkaran besar (O)
2. belah ketupat
3. Segi empat bujur sangkar
4. Segi tiga terbalik
5. Segi tiga ganda terbalik
6. lingkaran kecil
7. anak panah

Kegunaan Simbol-simbol dalam prosedur 

• Jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu bidang tugas.

• Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.

• Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.

• Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan.

• Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.

• Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.

• Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.

Teknik Menyusun SOP

Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada, anatara lain sebagai berikut:

1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai.
2. Membuat rancangan awal.
3. Melakukan evaluasi internal.
4. Melakukan evaluasi eksternal.
5. Melakukan uji coba.
6. Menempatkan prosedur pada unit terkait.
7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.

Penerapan SOP dalam manajemn perkantoran

Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yan dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:

• Setiap pelaksanaan mengetahui SOP yang baru disusun dan alasan perubahannya.

• Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial.

• Setiap pelaksanaan mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif.

• Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.

C. Kesimpulan

 Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang digunakan sebagai acuan kerja.


D. Referensi 

Pengertian_Standar_Operasional_Prosedur_pdf 





Sekian, terimakasih.. Semoga bisa bermanfaat bagi kalian semua, Amiiinn..

Wassalamu'alaikum Wr.Wb